Grundsätze der Aktenführung

Eine geordnete und transparente Aktenführung dient der Effizienz und der Qualität behördlichen Handelns. Gleichzeitig stellt sie ein Grunderfordernis für eine an rechtsstaatlichen Standards ausgerichtete Verwaltung dar. Auch die Verpflichtung der öffentlichen Verwaltung auf das Gemeinwohl macht eine Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns durch die Behörde selbst, aber auch durch externe Prüfungsinstanzen (z.B. Gerichte, Wirtschaftsprüfung) erforderlich. Eine geordnete Ablage erleichtert zugleich die erforderliche Gleichbehandlung der Bürger. Den Anforderungen an eine geregelte Schriftgutverwaltung ist daher [...] große Aufmerksamkeit zu schenken.

Kernziel der behördlichen Schriftgutverwaltung ist es, Unterlagen, die einen in Bearbeitung befindlichen Sachverhalt betreffen, bei Bedarf rasch und unbürokratisch auffinden zu können. Die Notwendigkeit, Akten gezielt und vollständig zur Verfügung zu
stellen, besteht auch nach Abschluss der Sachbearbeitung weiter fort. Nur so ist es möglich, die Gebote der Kontinuität, der Transparenz und der Nachprüfbarkeit staatlichen Verwaltungshandelns zu gewährleisten und Rechtsansprüche des Freistaats Bayern, [...] der Betroffenen oder Dritter beweiskräftig zu dokumentieren. Die bayerische Antikorruptionsrichtlinie legt in Absatz 3.1 fest: „Akten müssen die einzelnen Bearbeitungsschritte vollständig, nachvollziehbar und dauerhaft erkennen lassen. Vorgangsrelevante mündliche Erklärungen und Informationen sind schriftlich zu dokumentieren.“

Mindeststandards für die behördliche Schriftgutverwaltung werden in § 27 der Allgemeinen Geschäftsordnung (AGO) formuliert. Demnach sind staatliche Behörden und Einrichtungen verpflichtet, sachlich zusammengehörige Dokumente innerhalb der Akten vorgangsweise und innerhalb eines Vorgangs in zeitlicher Reihenfolge abzulegen. Vorgänge und Akten sind ihrerseits nach einem Aktenplan zu verwalten und aufzubewahren. Außerdem sollen für zusammenhängende Verwaltungsbereiche einheitliche Aktenpläne eingeführt werden.

(Aus: Digitale Unterlagen, Nr. 3 : Die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung bei den Landratsämtern in Bayern ; eine Handreichung / hg. von der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns, München 2011 (in der Reihe: Empfehlungen für die Behörden des Freistaates Bayern), S. 6-7. [http://www.gda.bayern.de/uploads/media/digitale-unterlagen-3.pdf])

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