Die vier Steuerungsinstrumente für die Aktenhaltung und Aktenführung in Einrichtungen der öffentlichen Verwaltung


Ein gut geregelter Aktenfluss zusammen mit einer gut geregelten Aktenführung sind das Rückgrat einer funktionsfähigen und leistungsfähigen Verwaltung jedweder fachlichen Couleur. Die Registratur ist innerhalb einer Behörde die Stelle, der die Organisation des Aktenflusses und die Systematik der Aktenführung unterstehen. Die Bürosach- und Sachbearbeiter sind gleichermaßen wie die Referats- und Abteilungsleiter diejenigen, die die Registraturvorgaben bei der Aktenführung, das heißt bei der Fortführung der zu bearbeitenden Vorgänge, einhalten müssen. Die Registratur wird damit genau die Stelle, an deren Funktionieren sich die Übereinstimmung der Arbeit einer Behörde mit den verfassungsmäßig vorgegebenen Anforderungen der Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns sichtbar messen lässt.

Die Instrumente der Registratur zur Erreichung ihres Zwecks sind
1. der Aktenplan
2. das Aktenverzeichnis
3. die Geschäftsordnung
4. der Geschäftsverteilungsplan.

1. Der Aktenplan



Der Aktenplan beschreibt mittels einer hierarchischen Klassifikation die Funktionen und Aufgaben einer Behörde umfassend und vollständig. Jeder anfallende Vorgang kann an einer vorhandenen Stelle der Klassifikation integriert werden. Das Klassifikationsschema kann in Gestalt einer Dezimalklassifikation oder eines anderen Gliederungsmodells vorliegen.

2. Das Aktenverzeichnis



Neben dem Aktenplan, der die Breite und Tiefe der behördlichen Aufgaben beschreibt, existiert das Aktenverzeichnis. Dieses ist das Verzeichnis der tatsächlich angelegten und laufend gehaltenen Akten. Es knüpft an den Aktenplan an und belegt die zu den einzelnen Klassifikationspunkten des Aktenplans aktuell laufenden Vorgänge und Akten. Dabei sind die Akten eindeutig gekennzeichnet. Das Aktenverzeichnis ist somit eine Übersicht über alle jeweils aktuell in Bearbeitung und in Vorhaltung befindlichen Prozesse in einer Behörde. Zuweilen wird es mit dem Aktenplan zusammen geführt, ohne darin gesondert als Aktenverzeichnis bezeichnet zu sein.

3. Die Geschäftsordnung



Sie beschreibt die Geschäftsgänge in einer Behörde und ist somit der maßgebende Wegweiser für den Bearbeitungsgang eines Verwaltungsvorgangs. Die Registratur ist Teil in diesem Gefüge uns sorgt für die Einhaltung der Geschäftsordnung durch die Ausführung der Geschäftsgangsverfügungen der Bearbeiter und durch die Ausführung der nicht von den Bearbeitern vermerkten Geschäftsgangsverfügungen, die sich aus der Geschäftsordnung selbst ergeben. Insbesondere überwacht die Registratur die Aus- und Rückgabe von Vorgängen an die Bearbeiter und den Verbleib der einzelnen Akten. Nach der zA-Verfügung besorgt die Registratur die Schließung des Vorgangs. Die Registratur belegt die vorgangsmäßige Aktenführung durch die Bearbeiter und bewirkt den Erhalt der dauerhaften Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung. Die Allgemeine Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO) gilt subsidiär zur eigenen Geschäftsanweisung der UBT. Das heißt, dass für Gegenstände, die die AGO behandelt, und die in der Geschäftsanweisung der UBT nicht geregelt sind, die entsprechenden Vorschriften der AGO gelten. Eine Behörde im Sinne der AGO "ist jede Stelle, die Aufgaben der öffentlichen Verwaltung wahrnimmt." (§ 1 Abs. 1 Satz 2 AGO)

4. Der Geschäftsverteilungsplan


Der Geschäftsverteilungsplan ist die Dokumentation der Verschränkung der Funktionen und Aufgaben mit den für ihre Wahrnehmung jeweils zuständigen Organisationseinheiten. Während sich die Registrierung der Akten nach dem Aktenplan ausschließlich an Funktionen und Aufgaben orientiert und damit zeitlose Gültigkeit erlangt, zeigt der Geschäftsverteilungsplan, welche Stelle aktuell für die Ausübung einer bestimmten Funktion zuständig ist. Auf dieser Grundlage koordiniert die Registratur den Aktenfluss und sorgt dafür, dass Schriftstücke und Vorgänge an die richtige Stelle zur Bearbeitung gelangen.

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