Archivbenutzungsordnung der Universität Bayreuth

vom 20. Mai 2014

Auf Grund von Art. 14 Abs. 1 Satz 2 des Bayerischen Archivgesetzes (BayArchivG) vom 22. Dezember 1989 (GVBl. S. 710), geändert durch Gesetz vom 16. Dezember 1999 (GVBl. S. 521), erlässt die Universität Bayreuth folgende Satzung:

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Satzung gilt für die Benutzung des im Universitätsarchiv Bayreuth verwahrten Archivguts.

(2) Die Bestimmungen über die Benutzung in dieser Satzung gelten für die abgebenden Stellen nur dann, wenn das Archivgut hätte gesperrt werden müssen oder wenn seine Vernichtung auf Grund von § 9 Abs. 4 Satz 2 der Archivordnung der Universität Bayreuth unterblieben ist.

(3) Bei der Benutzung nichtstaatlichen Archivguts gehen Vereinbarungen mit Eigentümern und von diesen getroffene Festlegungen den Regelungen dieser Satzung vor.

(4) Die für die Benutzung von Archivgut getroffenen Bestimmungen gelten für die Benutzung von Findmitteln, sonstigen Hilfsmitteln und Reproduktionen entsprechend, sofern rechtliche Beschränkungen ihrer Veröffentlichung entgegenstehen würden.

§ 2 Benutzungsberechtigte

(1) Das Archivgut steht nach Maßgabe der Archivordnung der Universität Bayreuth und dieser Benutzungsordnung Behörden, Gerichten und sonstigen öffentlichen Stellen sowie natürlichen und juristischen Personen für die Benutzung zur Verfügung.

(2) Minderjährige können zur Benutzung zugelassen werden, wenn die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters vorliegt.

§ 3 Benutzungszweck

Das Archivgut kann benutzt werden, soweit ein berechtigtes Interesse an der Benutzung glaubhaft gemacht wird. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere gegeben, wenn die Benutzung zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, rechtlichen, unterrichtlichen oder publizistischen Zwecken oder zur Wahrnehmung von berechtigten persönlichen Belangen erfolgt.

§ 4 Benutzungsantrag

(1) Die Benutzung ist beim Universitätsarchiv schriftlich zu beantragen.

(2) Im Benutzungsantrag sind der Name, der Vorname und die Anschrift des Benutzers, gegebenenfalls der Name und die Anschrift des Auftraggebers, sowie das Benutzungsvorhaben, der überwiegende Benutzungszweck und die Art der Auswertung anzugeben. Ist der Benutzer minderjährig, hat er dies anzuzeigen. Für jedes Benutzungsvorhaben ist ein eigener Benutzungsantrag zu stellen.

(3) Der Benutzer hat sich zur Beachtung der Benutzungsordnung zu verpflichten.

(4) Der Benutzer hat sich auf Verlangen auszuweisen.

(5) Bei schriftlichen oder mündlichen Anfragen kann auf einen schriftlichen Benutzungsantrag verzichtet werden.

§ 5 Benutzungsgenehmigung

(1) Die Benutzungsgenehmigung erteilt das Universitätsarchiv. Sie gilt nur für das laufende Kalenderjahr, für das im Benutzungsantrag angegebene Benutzungsvorhaben und für den angegebenen Benutzungszweck.

(2) Die Benutzungsgenehmigung ist zu versagen oder von Auflagen abhängig zu machen, wenn und soweit

1. Grund zu der Annahme besteht, dass Interessen der Bundesrepublik Deutschland oder eines ihrer Länder gefährdet würden,

2. Grund zu der Annahme besteht, dass schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter entgegenstehen,

3. Gründe des Geheimnisschutzes es erfordern,

4. der Erhaltungszustand des Archivguts gefährdet würde oder

5. durch die Benutzung ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstünde.

Im Fall von Satz 1 Nr. 1 holt das Universitätsarchiv vor der Erteilung der Benutzungsgenehmigung oder -versagung die Zustimmung des Kanzlers der Universität ein.

(3) Die Benutzungsgenehmigung kann ganz oder teilweise versagt oder mit Auflagen versehen werden, wenn

1. der Zweck der Benutzung auf andere Weise erreicht werden kann, insbesondere durch Einsicht in Druckwerke oder Reproduktionen, und eine Benutzung des Originals aus wissenschaftlichen oder rechtlichen Gründen nicht zwingend erforderlich ist,

2. das Archivgut zu amtlichen Zwecken, im Rahmen von Erschließungsarbeiten oder wegen einer gleichzeitigen anderweitigen Benutzung benötigt wird, oder

3. der Benutzer nicht die Gewähr für die Einhaltung der Benutzungsordnung bietet.

(4) Wird die Benutzung von Unterlagen nach § 9 Abs. 4 Satz 3 der Archivordnung der Universität Bayreuth beantragt, so hat der Benutzer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benutzung dem Vorteil des Betroffenen zu dienen bestimmt ist.

(5) Die Benutzung kann auch auf Teile von Archivgut, auf anonymisierte Reproduktionen, auf die Erteilung von Auskünften oder auf besondere Zwecke oder Auswertungsmethoden beschränkt werden. Als Auflagen kommen insbesondere die Verpflichtung zur Anonymisierung von Namen bei einer Veröffentlichung und zur Beachtung schutzwürdiger Belange Betroffener oder Dritter sowie das Verbot der Weitergabe von Abschriften und Kopien an Dritte in Betracht.

(6) Archivgut ist von der Benutzung ausgeschlossen, solange es einer Schutzfrist unterliegt und eine Verkürzung der Schutzfrist nicht erfolgt ist.

(7) Die Benutzungsgenehmigung kann auch dann widerrufen werden, wenn Angaben im Benutzungsantrag nicht mehr zutreffen oder die Benutzungsordnung nicht eingehalten wird. Sie kann nachträglich mit Auflagen versehen werden.

§ 6 Verkürzung und Verlängerung von Schutzfristen

(1) Der Antrag auf Verkürzung von Schutzfristen ist vom Benutzer schriftlich beim Universitätsarchiv zu stellen. Bei personenbezogenem Archivgut nach den Bestimmungen des Bayerischen Archivgesetzes hat der Benutzer die Einwilligung des Betroffenen beizubringen oder nachzuweisen, dass die Benutzung zur Erreichung des beabsichtigten wissenschaftlichen Zwecks, zur Behebung einer bestehenden Beweisnot oder aus sonstigen im überwiegenden Interesse der abgebenden Stelle oder eines Dritten liegenden Gründen unerlässlich ist.

(2) Über die Verkürzung und die Verlängerung von Schutzfristen entscheidet der Kanzler der Universität.

§ 7 Benutzung im Universitätsarchiv

(1) Die Benutzung erfolgt durch Einsichtnahme in Findmittel, Archivgut und Reproduktionen in den dafür vorgesehenen Räumen des Universitätsarchivs. Dieses kann die Benutzung auch durch Beantwortung von schriftlichen oder mündlichen Anfragen, durch Abgabe von Reproduktionen oder durch Versendung von Archivgut ermöglichen.

(2) Mündliche oder schriftliche Auskünfte können sich auf Hinweise auf einschlägiges Archivgut beschränken.

(3) Das Archivgut, die Reproduktionen, die Findmittel und die sonstigen Hilfsmittel sind mit größter Sorgfalt zu behandeln. Eine Änderung des Ordnungszustands, die Entfernung von Bestandteilen und die Anbringung oder Tilgung von Vermerken sind unzulässig.

(4) Das eigenmächtige Entfernen von Archivgut aus den für die Benutzung vorgesehenen Räumen ist untersagt. Das Universitätsarchiv ist berechtigt, Kontrollen durchzuführen.

(5) Die Verwendung von technischen Geräten bei der Benutzung wie Computer, Scanner etc. bedarf besonderer Genehmigung. Diese kann nur erteilt werden, wenn durch die Verwendung der Geräte weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Benutzung gestört wird.

§ 8 Reproduktionen

(1) Die Anfertigung von Reproduktionen kann nur nach Maßgabe des § 5 erfolgen. Reproduktionen werden vom Universitätsarchiv oder eine von diesem beauftragte Stelle durchgeführt. Das Universitätsarchiv kann Benutzern gestatten, Reproduktionen in den Räumen des Archivs selbst anzufertigen, ein Anspruch darauf besteht nicht.

(2) Eine Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des Universitätsarchivs zulässig. Unabhängig davon obliegt die Wahrung gegebenenfalls zu beachtender Urheberrechte dem Benutzer.

(3) Bei einer Veröffentlichung von Reproduktionen sind das Universitätsarchiv Bayreuth als verwahrendes Archiv und die im Universitätsarchiv verwendete Archivsignatur anzugeben.

§ 9 Versendung von Archivgut

(1) Auf die Versendung von Archivgut zur Benutzung außerhalb des Universitätsarchivs besteht kein Anspruch. Sie kann in begründeten Ausnahmefällen erfolgen, insbesondere wenn das Archivgut zu amtlichen Zwecken bei öffentlichen Stellen benötigt wird. Die Versendung kann von Auflagen abhängig gemacht werden.

(2) Archivgut kann zu nichtamtlichen Zwecken nur an hauptamtlich verwaltete Archive versandt werden, sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Benutzerräumen unter Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen, es archivfachlich einwandfrei zu verwahren, keine Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der Ausleihfrist zurückzusenden.

(3) Innerhalb der Universität Bayreuth kann Archivgut bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß den Absätzen 1 und 2 auch in beaufsichtigten Leseräumen der Universitätsbibliothek vorgelegt werden.

(4) Eine Versendung von Archivgut für Ausstellungen ist nur möglich, wenn sichergestellt ist, dass das Archivgut wirksam vor Verlust und Beschädigung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann.

§ 10 Belegexemplar

Von jeder Veröffentlichung, die zu einem erheblichen Teil unter Verwendung von Archivgut des Universitätsarchivs Bayreuth angefertigt worden ist, ist diesem ein Exemplar kostenlos zu überlassen. Entsprechendes gilt für die Veröffentlichung von Reproduktionen. Auf die Abgabe kann in Ausnahmefällen verzichtet werden. Veröffentlichungen im Internet sind mit Angabe des Permalinks anzuzeigen.

§ 11 Benutzungsgebühren

(1) Für die Inanspruchnahme des Universitätsarchivs werden Gebühren und Auslagen (Benutzungsgebühren) erhoben. Die gebührenpflichtigen Benutzungstatbestände und die Höhe der Gebühren entsprechen den Regelungen in § 11 der Benutzungsordnung für die staatlichen Archive Bayerns (Archivbenützungsordnung – ArchivBO) in der jeweils geltenden Fassung, sofern nicht die folgenden Absätze etwas anderes bestimmen.

(2) Keine Gebühren für Fachauskünfte werden erhoben bei Benutzungen

1. durch Behörden des Freistaats Bayern,

2. von Archivgut durch Stellen, die dieses Archivgut abgegeben haben, oder deren Funktionsnachfolger,

3. für nachweisbar wissenschaftliche, heimatkundliche, familiengeschichtliche und unterrichtliche Zwecke,

4. in Amts- und Rechtshilfesachen für den Bund und die Länder der Bundesrepublik Deutschland,

5. für rechtliche Forschungen durch zentrale Stellen der öffentlich-rechtlichen Religionsgemeinschaften sowie der Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, soweit die Benutzung in eigener Sache erfolgt und Gegenseitigkeit gewährt wird.

(3) Gebühren für die Anfertigung von Reproduktionen werden auch in den in Abs. 2 genannten Fällen erhoben.

(4) Die Höhe der Gebühren für Reproduktionen und Veröffentlichungsgenehmigungen richtet sich nach den jeweils geltenden Tarifen in den Gebührenverzeichnissen für die staatlichen Archive Bayerns.

(5) Das Universitätsarchiv ist befugt, Studierenden der Universität Bayreuth auf Antrag Gebührenermäßigung für die Anfertigung von Kopien zu gewähren, wenn sie diese im Rahmen ihres Studiums benötigen. Für Archivbenutzungen im Rahmen ihres Studiums fallen sie grundsätzlich unter den Kreis der nach Absatz 2 Ziffer 3 Begünstigten.

(6) Über alle sonstigen Anträge auf Gebührenermäßigung entscheidet der Kanzler der Universität Bayreuth.

§ 12 Inkraftreten

Diese Satzung tritt am Tag nach ihrer Bekanntmachung in Kraft.

Archivbenutzungsordnung als PDF (amtliche Bekanntmachung)

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